10 Tipps zur Verwendung von Instant Messaging für Unternehmen
Warum Instant Messaging eine großartige Art der Kommunikation ist
Hier ist die Szene: Ein paar Dutzend Profis einer großen Werbeagentur tippen in einem offenen Raum ohne Bürowände und Trennwände leise nebeneinander an Computerbildschirmen.
Ein gelegentliches Lachen unterbricht die Stille. Aber niemand spricht. Sie kommunizieren fast ausschließlich über Instant Messaging (IM) miteinander.
„Wenn ich diese Firma besuche, kann ich nicht umhin, dies [Mangel an Gesprächen] zu bemerken. Für einen Außenstehenden erscheint es seltsam, aber das ist jetzt so ziemlich ihre Unternehmenskultur“, sagt Helen Chan, Analystin bei The Yankee Group , eine in den ansässige Technologieforschungsgruppe, die Freunde in der Agentur hat.
Eine ursprünglich für persönliche Gespräche konzipierte Technologie hat den Arbeitsplatz erreicht. Viele Geschäftsleute entscheiden sich für textbasiertes Instant Hellomateo Messaging gegenüber Telefonanrufen und E-Mail. Sie bevorzugen die Unmittelbarkeit und Effizienz beim Abrufen von Echtzeitinformationen von Partnern, Lieferanten und Kollegen, die remote arbeiten.
Instant Messaging ist im Wesentlichen die Textversion eines Telefonanrufs. In großen und kleinen Unternehmen nutzen immer mehr Menschen es zur Kommunikation. Für viele dient es als Notlösung für E-Mail-Probleme und andere Notfälle – sehen Sie sich die Spitzen der Nutzung nach den Terroranschlägen vom 11. September an.
Das Wall Street Journal stellt fest, dass inzwischen mehr als 100 Millionen Menschen Sofortnachrichten senden. In einem Bericht „IM: The Sleeping Giant“ prognostiziert der Technologieberater Gartner Group, dass Instant Messaging E-Mail als primäres Online-Kommunikationstool übertreffen wird.
Davon abgesehen wird IM Unternehmen, die in Teams oder an Projekten arbeiten, mehr zugute kommen als vielen Einzelhändlern, unabhängigen Fachleuten und anderen. Das liegt daran, dass IM die Zusammenarbeit verbessert, sich aber nicht dazu eignet, neue Beziehungen zu eröffnen. Abgesehen von den Möglichkeiten zur Zeit- und Kostenersparnis gibt es jedoch Risiken und Nachteile bei der Verwendung.
Egal, ob Sie ein Geschäftsinhaber oder ein begeisterter IM-Benutzer oder beides sind, hier sind 10 Gebote und Verbote für Instant Messaging.
Nehmen Sie eine Benutzerrichtlinie für Instant Messaging an. Wenn Sie Eigentümer sind, müssen Ihre Mitarbeiter wissen, ob Sie Instant Messaging als geeignetes Mittel zur Kommunikation mit beispielsweise Kunden oder Geschäftspartnern ansehen. Jede Richtlinie sollte zumindest allgemeine Richtlinien für ihre Verwendung enthalten. Sie halten das vielleicht nicht für wichtig – es sei denn, Sie kennen die Geschichte über den Hedgefonds-Manager, der einen großen Aufruhr verursachte, indem er angeblich IM benutzte, um ungenaue Gerüchte über ein börsennotiertes Softwareunternehmen zu verbreiten. (Es hat sich herumgesprochen, die Aktien des Softwareunternehmens stürzten ab, und der Hedgefonds-Manager und sein Unternehmen gerieten in ernsthafte Schwierigkeiten.)
